Başlangıç
İlk olarak hangi işinizi otomatikleştirmelisiniz?
Ekibinizin her hafta tekrarladığı tek bir işle başlayın. Yararlı bir ilk otomasyon, belirli bir işi azaltır ve kolayca kontrol edilir. Bütün bir sürecin yerini alması gerekmez.
Tekrarı ve sonraki adımı belirleyin
Ekibinizin işini sürekli bölen görevleri listeleyin: talepleri ayırmak, bilgi bulmak, belgelerden bilgi aktarmak veya yanıt taslakları hazırlamak. Her biri için neyin geldiğini, kişinin ne yaptığını ve ardından ne olması gerektiğini yazın.
İyi bir başlangıç işinin girdileri tanınabilir, sonucu da bir kişi tarafından kontrol edilebilir. Örneğin bir satış talebi kısa bir özete, önerilen bir önceliğe ve sonraki adım taslağına dönüşebilir. Aday müşteriyle iletişim kurma kararını yine ekibiniz verir.
Sınırları en açık işi seçin
Adayları dört soruyla karşılaştırın. Yanıtlar belirsizse araçları bağlamadan önce süreci anlamaya zaman ayırın.
- Kurulum yapmaya değecek sıklıkta tekrarlanıyor mu?
- Gerekli bilgi ve erişim mevcut mu?
- Sonuç, işi baştan yapmadan kontrol edilebilir mi?
- Bilgi eksikse veya öneri yanlışsa ne olur?
Kurgusal bir karar: ortak bir gelen kutusuyla başlayın
Küçük bir hizmet ekibinin, ortak gelen kutusundaki talepleri ayırmak ile müşteri aramalarını yanıtlamak arasında seçim yaptığını düşünün. Gelen kutusu için kategoriler belirlenmiştir ve bir kişi yanıt taslaklarını kontrol edebilir. Aramalar daha fazla konuyu kapsar; ekipse asistanın ne zaman bir kişiye yönlendireceğini henüz belirlememiştir.
Bu örnekte önce e-postaları ayırmayı seçin. Pilot uygulama gelen talepleri okur, bir kategori önerir ve taslak hazırlar. Ekipten bir kişi taslağı kontrol edip yanıtı gönderir; eksik veya belirsiz bilgiler manuel inceleme kuyruğunda kalır. Testten önce, eksiksiz bir talebin doğru kategoriye ulaşması ve iş akışının kendi başına asla yanıt göndermemesi gerektiğini kararlaştırın. Bu, karar verme örneğidir; müşteri vakası veya zaman tasarrufu iddiası değildir.
Küçük ve kontrol edilebilir bir iş akışı deneyin
E-postaları ayırmak veya belgelerden bilgi çıkarmak, açık uçlu görüşmeleri yürüten bir sesli asistandan daha kolay kapsamlandırılabilir. Doğru seçim girdilerinize, dillere ve kontrol ihtiyacınıza bağlıdır. Önce kurgusal örnekler kullanın; ardından eksik talep veya okunamayan belge gibi zor durumları ekleyin.
Pilot öncesinde başlangıç durumunu kaydedin: harcanan süre, gereken düzeltmeler ve kaçırılan takipler. Test sonrasında aynı ölçütleri karşılaştırın. Manuel bir yol bulundurun ve istisnaları kimin inceleyeceğini belirleyin.